Se per il tuo business utilizzi un computer ed internet, e non hai a disposizione gli strumenti giusti, il lavoro rischia diventare ingestibile e stressante; ma nell’era digitale, c’è una tecnologia pronta per ogni attività.
Sempre più applicazioni e software online ci vengono in aiuto, perché pensate e sviluppate appositamente per migliorare la gestione del lavoro, la produttività e l’organizzazione.
Personalmente ho una lista di applicazioni e tools che mi aiutano nel lavoro, a cui sono molto affezionata e che non potrei più farne a meno.
Tra la marea di strumenti disponibili, ce ne sono alcuni che possono fare davvero la differenza e in questo articolo ti mostro i 10 strumenti per lavorare meglio online, essenziali per pianificare, gestire e migliorare il lavoro.
1 - Trello
Trello è un’app incredibile per organizzare la propria attività.
Una volta registrato su Trello hai uno spazio dedicato per tutti i progetti che vuoi creare. L’interfaccia semplice e intuitiva, ti permette di creare liste e schede per organizzare la tua attività.
Puoi scrivere una lista di ciò che devi fare in ogni scheda, assegnarle una priorità, impostare una scadenza che ti avviserà tramite email, e spostare questa scheda in base alle fasi del progetto in cui si trova, così riesci a tenere traccia visivamente dei progressi lavorativi, in maniera facile.
E’ comodo se lavori come freelance, ma è ultra comodo se lavori in gruppo con altre persone.
Trello permette di assegnare i progetti a quante persone desideri, le stesse potranno lavorare e collaborare alle schede così tutti possono essere aggiornati e vedere in tempo reale i compiti assegnati e lo stato di avanzamento dei progetti.
Trello ti permette di mettere ordine organizzativo e visivo al tuo lavoro, come fosse una sorta di lavagna che contiene tutte le operazioni da fare e puoi vedere chiaramente in ogni istante a che punto sono.
La versione gratuita ti permette di fare tantissime cose, ma se vuoi qualche funzionalità in più c’è anche la versione premium.
2 - Account Google
Se hai un Account Google , sai che hai a disposizione un insieme di strumenti con cui puoi organizzare e gestire la tua attività in modo ottimale.
Per esempio ti consentono di gestire la tua posta elettronica (Gmail), programmare appuntamenti (Google Calendar), condividere file e creare documenti (Google Drive) in modo semplice e intuitivo, e molto altro ancora.
Ti permette di avere tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare, in un unico posto, proprio come avere un’intera stanza piena di strumenti per il lavoro, ma in formato digitale.
Gmail, ti consente di gestire la tua posta elettronica in modo organizzato. Con la sua interfaccia intuitiva, puoi gestire facilmente le tue email, creare regole per filtrare i messaggi indesiderati e utilizzare la funzione di ricerca avanzata per trovare rapidamente ciò che stai cercando.
Inoltre per semplificare la vita lavorativa, puoi aggiungere altri account email in modo da gestire tutta la posta in un unico account.
Poi c’è Calendar, uno strumento per la programmazione degli appuntamenti che ti consente di tenere traccia di tutti i tuoi impegni in un unico posto. In questo modo, non dovrai più preoccuparti di dimenticare una riunione o un appuntamento importante.
Google Drive è uno strumento per la condivisione dei file e la creazione di documenti straordinario. Puoi archiviare e condividere facilmente file di qualsiasi tipo, come documenti, immagini e video, inoltre ti consente di creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni in tempo reale con il tuo gruppo di lavoro.
L’account di Google si può creare gratuitamente, l’unico limite sono i giga a disposizione, ma nel caso si volesse estendere lo spazio di archiviazione, si può fare in abbonamento con pochi centesimi in più al mese.
3 - Zoom
Con l’arrivo di Zoom, il mondo delle riunione online è cambiato.
Zoom è una piattaforma in cui puoi collegarti per fare videoconferenze online in modo semplice e intuitivo.
Ti permette di connetterti sia con audio che con video, con persone in tutto il mondo, proprio come se fossi nella stessa stanza con loro.
Abbattendo distanze, Zoom permette a consulenti, coach e professionisti, di poter svolgere il proprio lavoro, e incontrare i propri clienti senza spostarsi dal proprio ufficio.
Questo strumento è particolarmente utile per fare riunioni virtuali con tante persone, infatti nella versione gratuita si possono connettere simultaneamente fino a 100 partecipanti per 40 minuti.
Durante le videochiamate si può condividere il proprio schermo per mostrare presentazioni, documenti o pagine web, registrare le videochiamate ed inoltrare la registrazione per farla vedere a chi non c’era, utilizzare la chat online per scambiare messaggi con i partecipanti e tante altre incredibili funzioni.
Zoom ha realmente rivoluzionato il mondo online, permettendo alle persone non solo di connettersi e vedersi ma di farlo utilizzando funzionalità elevate e utilissime.
4 - Slack
Anche Slack è una piattaforma straordinaria, che consente di creare canali di comunicazione, condividere file e informazioni e creare un flusso di lavoro con il proprio gruppo di lavoro.
Le chat whatsapp o telegram sono superate con Slack.
Grazie a Slack puoi creare diversi canali di comunicazione per ogni tipo di argomento, assegnando anche chi può vederlo e chi ci può scrivere all’interno, in modo da avere una comunicazione specifica e mirata per ogni area.
Infatti all’interno dei canali si possono scambiare messaggi con i propri collaboratori, condividere file e informazioni e lavorare insieme sui progetti.
Lo sviluppo della piattaforma Slack permette di integrare altri strumenti come Google Drive, Trello e Zoom, in modo da poter accedere a tutti i tuoi strumenti di lavoro in un unico posto e rendere il tuo lavoro molto più semplice.
Anche in questo caso Slack è gratuito per team fino a 10 persone.
5 - Grammarly
Grammarly è uno strumento di grande aiuto per l’editing online in quanto ti consente di correggere errori grammaticali e di sintassi nei tuoi documenti scritti.
Dopo aver scritto un testo, con Grammarly, puoi verificare la grammatica corretta, l’ortografia e la punteggiatura dei tuoi documenti e correggere gli errori, prima di inviarlo o pubblicarlo.
Iscrivendoti a Grammarly puoi utilizzare le sue funzioni anche con la versione gratuita.
6 - RescueTime
Se sei di quelle persone che si perdono navigando nel web e dopo 3 ore si accorgono che è già trascorso tantissimo tempo, senza aver concluso il lavoro per cui si erano messi al pc, allora RescueTime è per te.
RescueTime è un’app di monitoraggio del tempo che ti consente di tracciare il tempo trascorso sui vari dispositivi e applicazioni. In questo modo ti aiuta a capire come utilizzi il tuo tempo e a identificare le distrazioni, proprio come avere un assistente personale che ti segue ovunque tu vada.
Inoltre, RescueTime ti consente di creare report personalizzati per analizzare le tue abitudini di lavoro e identificare i momenti in cui sei più produttivo. In questo modo, puoi adattare il tuo stile di lavoro alle tue esigenze e ottenere il massimo risultato.
Lo puoi utilizzare anche con la sua versione gratuita.
7 - Spotify/Calm
Spotify e Calm sono due app di musica e rumori ambientali che ti consentono di creare un ambiente di lavoro piacevole e produttivo. Ti aiutano a concentrarti, rilassarti o motivarti, proprio come avere un DJ personale che seleziona la colonna sonora perfetta per il tuo umore e il tuo lavoro.
Con Spotify puoi ascoltare la tua musica preferita, creare playlist personalizzate scegliendo la musica che più si adatta al tuo stato d’animo e alla tua attività.
Calm è un’app che ti offre suoni e rumori ambientali come il suono del mare, della pioggia e della foresta per aiutarti a rilassarti e a concentrarti. Inoltre, offre meditazioni guidate e musica per la meditazione in modo da aiutarti a raggiungere uno stato di tranquillità e benessere mentale.
Queste app ti consentono di creare un ambiente di lavoro che ti aiuta a concentrarti, a rilassarti o a motivarti, a seconda delle tue esigenze.
Ad esempio, puoi utilizzare Spotify per ascoltare la tua musica preferita mentre lavori, Calm per rilassarti durante una pausa o creare un ambiente di lavoro piacevole e produttivo.
Inoltre, queste app sono facili da usare e disponibili su diversi dispositivi, quindi puoi utilizzarle ovunque tu sia, utilizzando la versione gratuita o premium.
8 - Evernote
Evernote è un’app di gestione delle note che ti consente di creare note, allegare file e condividere informazioni con altri utenti. Ti aiuta a rimanere organizzato e a non dimenticare nulla, proprio come avere un assistente personale che ti aiuta a tenere traccia delle tue idee e delle tue attività.
Con Evernote, puoi creare note di testo, immagini, audio e video e allegare file come documenti e immagini. Inoltre, puoi organizzare le tue note in cartelle e utilizzare tag per cercare facilmente le informazioni. In questo modo, puoi avere tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto e accedervi in modo rapido e semplice.
Evernote ti permette di condividere le tue note con altri utenti, in modo da poter lavorare insieme sui progetti e scambiare informazioni. Ad esempio, puoi condividere una nota con un collega per chiedere un feedback o con un cliente per mostrargli un progetto.
Puoi utilizzare la versione gratuita di Evernote, ma ha anche una vasta gamma di opzioni di personalizzazione, come la possibilità di cambiare il tema dell’app e utilizzare estensioni per migliorare la tua esperienza di utilizzo.
9 - LastPass
Mille applicazioni da gestire online, e foglietti sparsi in giro con le password di accesso, che spesso perdiamo, non ricordiamo o ci dimentichiamo dove le abbiamo segnate.
LastPass è una manna dal cielo in questo aspetto, è un gestore di password che ti consente di creare e conservare password sicure e accessibili da qualunque dispositivo.
Ti aiuta a non dimenticare le tue password e conservarle in modo sicuro e grazie alla funzione di avviso di sicurezza, ti avvisa se una delle tue password è stata compromessa in modo da poter agire tempestivamente e cambiare la password.
LastPass ha anche la possibilità di condividere le tue password con altri utenti, in modo da poter lavorare insieme sui progetti e accedere alle stesse informazioni. Ad esempio, puoi condividere una password con un collega o con un membro della tua famiglia per accedere a un account condiviso.
La versione gratuita offre già un ottimo servizio, in cui non dovrai più preoccuparti di ricordare le password o doverne sempre inventare di nuove.
10 - Canva
Non solo per i grafici, Canva è uno strumento di grafica semplice e molto intuitivo adatto a chiunque voglia realizzare un qualsiasi progetto grafico, documento, post social o altro.
Collegandoti al sito online, scegli il modello di progetto che vuoi realizzare, ce ne sono tantissimi, dal post sui social, alle presentazioni, e inizi a crearne uno da zero o a modificare i template a disposizione.
La potenza di Canva è che è davvero facile da utilizzare, e la sua vastissima libreria di modelli già creati permette anche a chi non ne capisce nulla di grafica, di personalizzare un progetto dalla grafica professionale e scaricarlo subito sul proprio pc o condividerlo con altri.
E’ disponibile su diversi dispositivi, quindi puoi utilizzarlo ovunque tu sia.
La versione gratuita, ti permette di creare un account e poter cominciare a personalizzare i modelli con le grafiche che più ti piacciono, mentre se vuoi più funzionalità puoi accedere alla versione premium, iscrivendoti qui, hai 1 mese di Canva Pro gratis.
In conclusione
Ci sono davvero moltissimi strumenti online che ti permettono di svolgere il lavoro in maniera più organizzata e quindi migliorare la produttività.
Scegli gli strumenti che meglio si adattano alle tue esigenze e impara ad utilizzarli al meglio, saranno dei veri alleati per la tua attività.
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